21 Oct Quels sont les frais qui peuvent être remboursés aux membres du conseil syndical ?

Dans une copropriété, le conseil syndical joue un rôle clé : il assiste le syndic et contrôle sa gestion au quotidien. Il est composé de copropriétaires bénévoles. Il veille à la bonne administration de l’immeuble et à la défense des intérêts du syndicat des copropriétaires.
Mais ces missions impliquent parfois des dépenses : achat de fournitures, consultation d’un expert, déplacement…
Alors, quels frais peuvent réellement être remboursés aux membres du conseil syndical ? Et surtout, quelles limites encadre la loi ?

Maître Sophie Payen, avocate en droit immobilier à Clermont-Ferrand, vous éclaire sur les règles applicables et les bonnes pratiques à adopter lors de vos assemblées générales.

Le rôle du conseil syndical : un engagement bénévole

Selon l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical est chargé d’assister le syndic et de contrôler sa gestion.
Il peut, par exemple, examiner les devis avant travaux, vérifier les comptes de la copropriété, ou encore suivre l’exécution des décisions prises en assemblée générale.

Ces missions sont essentielles pour le bon fonctionnement de la copropriété, mais elles sont exercées à titre bénévole : aucun membre du conseil syndical ne peut être rémunéré pour sa participation.

Cependant, cette gratuité ne signifie pas que toutes les dépenses doivent être supportées personnellement par les membres. Dans certains cas, le syndicat des copropriétaires peut en assumer la charge.

Quels frais peuvent être remboursés ?

Une prise en charge encadrée par la loi

L’article 27 du décret du 17 mars 1967 précise que :

« Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. […]
Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic. »

En clair, le syndicat des copropriétaires peut rembourser les frais engagés dans l’intérêt collectif de la copropriété et nécessaires à la mission du conseil syndical.

Des exemples de frais remboursables

Les dépenses remboursables concernent principalement les frais liés à l’exercice des missions de contrôle et de conseil. Par exemple :

la consultation d’un professionnel (avocat, expert, technicien, géomètre) pour obtenir un avis sur une question juridique ou technique ;

l’achat ou la consultation de documents spécialisés (revues, guides juridiques, diagnostics, etc.) ;

les frais de déplacement liés à une réunion ou à une vérification nécessaire à la mission ;

les fournitures administratives utiles pour suivre la gestion ou préparer une assemblée (impressions, copies de documents comptables, etc.).

Ces dépenses doivent pouvoir être justifiées (factures, devis, notes explicatives) et avoir un lien direct avec l’intérêt du syndicat des copropriétaires.

Quels frais ne peuvent pas être remboursés ?

Les dépenses à caractère personnel

Certains frais, bien que liés à la vie de la copropriété, ne peuvent pas être imputés au syndicat des copropriétaires.
C’est le cas, notamment, des frais de restauration lors de réunions entre membres du conseil syndical, ou encore de petits achats non indispensables (café, fournitures non justifiées…).

L’objectif de la loi est clair : éviter toute confusion entre dépenses collectives et dépenses de convenance personnelle.

L’importance du règlement de copropriété

Le règlement de copropriété peut prévoir certaines modalités de remboursement ou préciser la nature des frais pris en charge.
Il est donc conseillé de le consulter avant toute dépense importante.
En cas de doute, le conseil syndical peut demander un avis au syndic ou à un avocat spécialisé en copropriété, afin de s’assurer de la conformité des dépenses.

Le rôle du syndic : contrôle mais pas d’opposition arbitraire

Le syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, est chargé de régler les dépenses du syndicat.
Il ne peut donc refuser un remboursement légitime, dès lors que la dépense est justifiée et qu’elle s’inscrit dans les missions du conseil syndical.

En revanche, il peut demander des justificatifs et s’assurer que la dépense relève bien de l’intérêt collectif de la copropriété.
Si un désaccord persiste, l’assemblée générale des copropriétaires peut trancher la question, voire mandater l’avocat du syndicat pour sécuriser la décision.

Conseils pratiques pour les copropriétaires et syndics bénévoles

Anticipez les dépenses : listez les besoins du conseil syndical en début d’année (formations, avis techniques, frais administratifs).

Soumettez les dépenses importantes à l’assemblée générale pour validation, afin d’éviter tout litige ultérieur.

Conservez les justificatifs : factures, devis, e-mails, notes explicatives.

Soyez transparents : le conseil syndical et le syndic doivent connaître et approuver chaque dépense.

En cas de doute, consultez un avocat en droit immobilier pour éviter les contestations.

Conclusion : vigilance et transparence pour une copropriété sereine

Le bénévolat des membres du conseil syndical n’exclut pas le remboursement de certaines dépenses, dès lors qu’elles servent l’intérêt collectif de la copropriété.
Les textes de loi encadrent précisément ces situations, mais leur interprétation peut parfois prêter à discussion.

Pour sécuriser la gestion financière de votre copropriété, mieux vaut agir avec transparence et rigueur, et solliciter un accompagnement juridique si nécessaire.
À Clermont-Ferrand, Maître Sophie Payen, avocate en droit de la copropriété et de l’immobilier, conseille et assiste les copropriétaires, syndics et conseils syndicaux dans toutes leurs démarches.

Le cabinet de Maître PAYEN reste présent pour vous accompagner sur les questions relatives aux syndics de copropriété.

N’hésitez pas à prendre rendez-vous ou à nous envoyer un message.